Aunque la obligación de registrar la jornada lleva años en vigor, todavía quedan muchas dudas. Por eso, la Dirección General de Trabajo ha publicado una guía que, sin ser vinculante, sirve como brújula para aplicar correctamente esta obligación.
Aquí te resumimos los principales puntos que debes tener en cuenta:
A todos los trabajadores por cuenta ajena, sin importar su puesto, tipo de jornada o modalidad de trabajo (presencial, remoto o en movilidad). Pero, la responsabilidad recae siempre en la empresa.
2. ¿Existen excepciones?
Sí. No se aplica a:
- Altos directivos (art. 2.1.a del ET)
- Personas autónomas
- Colectivos con normativa sectorial específica (como transporte o trabajadores del mar)
3. ¿Quién debe conservar los registros y durante cuánto tiempo?
La empresa es la responsable de conservar los registros durante cuatro años en el centro de trabajo o en un soporte digital accesible. Además, debe garantizar su integridad, disponibilidad y acceso inmediato para la inspección, el trabajador y los representantes legales.
4. ¿Qué pasa con los trabajadores de regímenes especiales?
No hay una respuesta única. A pesar de que algunos regímenes tienen su propia regulación, ello no exime de llevar un control horario si existe una relación laboral sujeta al ET. Por ejemplo, en cooperativas, habrá que atender a sus estatutos y la legislación específica aplicable.
5. ¿Qué debe reflejar el registro?
La hora concreta de entrada y salida cada día. No basta con indicar horas totales. Esto permite comprobar si se respeta la jornada pactada, el descanso entre jornadas y los límites legales.
6. ¿Hay un modelo oficial de registro de jornada laboral?
No. Cada empresa puede implantar el sistema que mejor se adapte, siempre que sea objetivo, fiable y accesible para la inspección, el trabajador y los representantes legales.
7. ¿Qué características debe tener el sistema?
- Fiable (no manipulable)
- Objetivo (refleja la jornada real)
- Accesible (inspección o trabajador pueden consultarlo)
- Seguro (cumple con la normativa de protección de datos)
8. ¿Puede hacerse a mano o con apps?
Sí. Lo importante es que el sistema sea seguro, trazable y que no permita alteraciones. En el caso de los registros manuales firmados, no es lo ideal porque no ofrecen la misma trazabilidad ni seguridad que los digitales, y pueden generar dudas sobre su integridad.
9. ¿Vale con una hoja firmada cada día?
Sí, siempre que refleje el inicio y el fin de la jornada de ese día. No basta con una hoja firmada semanal o mensualmente.
10. ¿Es obligatorio registrar las pausas?
No, pero sí recomendable. Si no se incluyen, puede asumirse que todo el tiempo entre entrada y salida es tiempo trabajado.
11. ¿Debe reflejarse el tiempo de trabajo efectivo?
De forma indirecta, sí. Aunque no es obligatorio desglosar qué parte del tiempo fue efectivamente trabajada, el registro de la hora de entrada y salida permite deducirlo. Si la empresa quiere excluir pausas o tiempos no productivos del cómputo, deberá poder justificarlos claramente.
12. ¿Se puede registrar genéricamente una jornada estándar?
No. El registro debe ser diario, con datos reales. Plantillas genéricas no son válidas, salvo que coincidan exactamente con el horario pactado.
13. ¿Y si hay flexibilidad horaria?
Debe registrarse igualmente. El registro no entra a valorar si la jornada es flexible o no, sino si se cumple el cómputo de horas y los descansos legales. La flexibilidad no elimina la obligación de registrar la jornada.
14. ¿Cómo registrar la jornada en teletrabajo o movilidad?
Con medios adaptados como apps, plataformaso autocertificaciones. Lo importante es que el sistema funcione en cualquier lugar.
15. ¿Qué pasa con guardias o disponibilidad?
Se distingue entre:
- Tiempo de trabajo efectivo (debe registrarse).
- Tiempos de disponibilidad no efectivos (pueden no registrarse, salvo pacto o regulación específica).
El empresario debe poder justificar la diferencia.
16. ¿Qué pasa si el trabajador se niega a fichar?
Debe informarse al trabajador de su obligación. Si sigue sin registrar la jornada, puede considerarse una infracción laboral.
No registrar correctamente la jornada es una infracción grave. Y puede acarrear conflictos y sanciones importantes. La Inspección está actuando, y es importante contar con un sistema fiable y bien documentado.
Esto no significa complicar procesos ni implantar herramientas innecesarias. Significa tener un sistema que funcione, que refleje la realidad diaria y que esté disponible en caso de inspección o consulta. Nada más y nada menos.
En hers* asesores te acompañamos en la gestión laboral de tu equipo, para que todo esté claro, cumpla con la normativa vigente y cuentes con la tranquilidad de saber que todo está bien hecho.
