Los errores en el cálculo de nóminas son más habituales de lo que parece: un complemento duplicado, unas horas extra mal calculadas o un fallo del programa de gestión. Y cuando eso ocurre, la pregunta es siempre la misma: ¿puedes descontar ese error de nómina directamente de la siguiente paga? ¿Necesitas el acuerdo del trabajador? ¿Qué ha dicho el Tribunal Supremo al respecto? En este artículo repasamos las dudas más habituales sobre cómo actuar ante un exceso salarial.
¿Cuáles son los errores más habituales en el cálculo de nóminas?
Los errores más frecuentes son:
- Errores en el cálculo de horas extraordinarias.
- Duplicidad en el pago de incentivos, dietas o complementos.
- Bajas de trabajadores registradas fuera de plazo.
- Actualización incorrecta de las tablas salariales.
- Cálculo erróneo de vacaciones o pagas extraordinarias.
- Incidencias en el propio programa de gestión de nóminas.
- Aplicación incorrecta del convenio colectivo.
En la mayoría de los casos no hay ninguna intención detrás, solo una incidencia administrativa que conviene detectar y corregir cuanto antes: cuanto más tiempo pase, más complicado resulta descontar el error de nómina sin generar conflicto.
¿Puedo descontar directamente el error de la siguiente nómina?
Depende. Tienes derecho a recuperar las cantidades que hayas abonado por error, pero eso no significa que puedas hacerlo siempre mediante un descuento unilateral. Para poder descontar el error de nómina directamente, la deuda tiene que ser perfectamente identificable, estar claramente determinada, ser exigible y, sobre todo, no generar ninguna discusión sobre su existencia: tanto tú como el trabajador tenéis que tener claro que se produjo un pago indebido. Si esas condiciones se cumplen, sí puedes practicar el descuento.
¿Necesito una sentencia judicial antes de descontarlo?
No, si la deuda es clara, líquida, vencida y exigible. Cuando se cumplen esos requisitos, puedes aplicar el descuento directamente, sin necesidad de una resolución judicial previa.
Así lo confirmó el Tribunal Supremo en la STS nº 449/2025, de 21 de mayo. El caso partía de una empresa que, por un error en el sistema de cálculo tras un proceso de subrogación, había abonado importes superiores a los que correspondían a varios trabajadores. Al detectarlo, comunicó a la plantilla que recuperaría las cantidades de forma progresiva, repartiendo el descuento en diez mensualidades.
Los representantes de los trabajadores impugnaron la medida porque entendían que la empresa necesitaba antes una resolución judicial. Pero tanto la Audiencia Nacional como el Tribunal Supremo dieron la razón a la empresa: al no existir discusión sobre el pago indebido ni sobre su importe, no hacía falta ninguna sentencia previa para aplicar el descuento.
¿Qué debo hacer si el trabajador no está de acuerdo con el descuento?
No deberías aplicar el descuento de forma unilateral. Si el trabajador considera que ese importe sí le correspondía, porque entiende que cumplió los objetivos fijados o discrepa de tu interpretación, la deuda deja de ser pacífica y ya no puedes recuperarla por tu cuenta.
Lo que corresponde en ese caso es reclamar la devolución por la vía judicial, para que sea un juez quien determine si el derecho al reintegro existe o no.
¿Cómo corregir un error en la nómina sin generar conflicto?
Antes de aplicar cualquier descuento:
- Verifica el origen exacto del error.
- Documenta bien la incidencia.
- Comunícasela por escrito al trabajador.
- Valora si existe acuerdo real sobre la devolución.
Actúa con rapidez, pero también con prudencia: una actuación precipitada puede convertir un simple error administrativo en un problema laboral evitable. Seguir estos pasos puede marcar la diferencia entre una regularización sencilla y una reclamación posterior.
Un error de nómina mal gestionado puede acabar costando más que el propio importe descontado. En hers* asesores te ayudamos a documentar cada paso, desde la detección hasta la comunicación al trabajador.
