VeriFactu es un sistema de validación de facturas electrónicas desarrollado para la Agencia Tributaria en España. Este sistema será de cumplimiento obligatorio para todos los contribuyentes, incluyendo autónomos y PYMES. Pero, ¿qué es VeriFactu? ¿Cuánto cuesta? y ¿Cómo se implementa? Todas estas interrogantes serán respondidas a continuación. Además, veremos cómo el sistema de facturación electrónica te beneficia como usuario y proveedor de bienes y servicios.
La facturación electrónica va mucho más allá de la eliminación del papel como una medida medioambientalmente amigable. Qué, dicho sea de paso, lo es. Pero no, este sistema de facturación llega a un nivel más profundo y está más relacionado con la preocupación de Hacienda por la evasión fiscal. Para la Administración, tanto la evasión como el blanqueo de capitales es un problema serio en toda España.
Para Hacienda es prácticamente imposible controlar que todos los actores del tejido económico cumplan con sus obligaciones. Y, uno de los puntos débiles de la fiscalidad española es que aún, en casi todos los sectores, las facturas manuales son la norma. Este sistema de facturación impide controlar que todas las operaciones se declaren de forma correcta.
Adicionalmente, la factura manual, y llámese también así a las facturas hechas en Excel o softwares similares, es un problema. Un problema que no solo afecta a Hacienda sino a la gestión interna de las propias empresas.
Implementar sistemas de control ágiles y que no afecten a la operatividad es, hasta ahora, un desafío mayúsculo. Del mismo modo, una de las mayores barreras para la implementación de los softwares de facturación electrónica era su coste y dificultad. Por ello, la AEAT ha creado VeriFactu. Pero, ¿qué es VeriFactu y cuánto costará? Veamos.
VeriFactu: ¿Qué es y cómo funciona?
Ya hemos hablado anteriormente de la facturación electrónica y de la obligatoriedad de este sistema para empresas y autónomos. Sin embargo, desde que hablamos del tema hasta hoy, han pasado algunas cosas interesantes. En primer lugar, la AEAT se ha encontrado con un obstáculo mayúsculo para la implementación de los softwares de facturación: El coste y los requerimientos técnicos de muchas empresas. Incluyendo, en gran medida, a los autónomos.
Para pequeños negocios y profesionales independientes, la compra de costosos sistemas de facturación es, en pocas palabras, imposible. Dentro de las limitadas capacidades financieras de muchas pequeñas empresas y autónomos, la inversión en estos softwares no es una opción válida. Adicionalmente, muchas PYMES y Autónomos, carecen de las plataformas tecnológicas adecuadas para soportar grandes sistemas de facturación.
En este escenario real, los técnicos de Hacienda previeron que la implementación de la norma sería un completo desastre. Por encima de las multas o sanciones, podríamos haber llegado a la fecha límite y estar muy lejos de su puesta en práctica. Por ende, era absolutamente necesaria la creación de una alternativa dinámica, fácil de usar y sobre todo… ¡Gratuita! Y así nació VeriFactu.
¿Qué es VeriFactu?
En esencia, VeriFactu es un sistema que le permite a cualquier contribuyente, empresas o particulares, emitir facturas electrónicas. Es decir, una empresa o un autónomo, podrá generar su facturación cumpliendo con los parámetros digitales de la AEAT. Pero además, le permitirá a los contribuyentes generar un registro digital que alimentará un fichero electrónico de acceso público.
En pocas palabras, creará una factura siguiendo los parámetros legales y que tendrá una huella electrónica (un hash) que certifica su autenticidad. Cada factura irá automáticamente a un fichero administrado por la AEAT y que podrá ser verificado mediante un código QR por cualquiera. El cliente final, un funcionario de Hacienda o cualquier persona, podrá verificar que la factura es auténtica de forma 100% digital.
A su vez, los proveedores, clientes y gestores, tendrán la posibilidad de comprobar que cada transacción ha sido notificada a la AEAT. Y todo esto, en tiempo real y sin intermediarios. Esta innovación tendrá, como veremos más adelante, enormes ventajas en términos de agilización de las transacciones y la contabilidad empresarial.
¿Cuánto costará VeriFactu?
Este es uno de los puntos más interesantes de la medida de la Agencia Tributaria. VeriFactu funcionará como un sistema matriz al que deberán adaptarse todos los sistemas de facturación del mercado. Dicho de otro modo, VeriFactu actuará más como un núcleo programático troncal que como un producto digital en sí mismo. ¿Suena complejo? Absolutamente no, ya veremos por qué.
Como hemos dicho antes, para muchas PYMES y Autónomos, adquirir un producto digital de facturación electrónica escapa de sus finanzas. Por lo que, era muy probable que muchas empresas y profesionales no pudieran adaptarse al nuevo sistema. Consecuentemente, la medida sería ineficaz por muchas multas y sanciones que se impusieran.
Por esta razón, los técnicos de la AEAT crearon este sistema que tendrá dos formas de aplicación. Por un lado, aquellos contribuyentes que lo deseen podrán descargar e integrar la versión gratuita de VeriFactu desde la web de la AEAT. No serán necesarios cambios sustanciales en el hardware y software actualmente usados. Asimismo, se usará de forma bastante intuitiva y sencilla.
Por otro lado, las soluciones de pago de facturación electrónica deberán adaptarse a los parámetros exigidos por VeriFactu. Es decir, deberán contener las variables de elaboración, comprobación y transmisión al fichero electrónico de Hacienda. Estas soluciones privadas deberán funcionar, en cuánto a la emisión de facturas, bajo los mismos esquemas de la aplicación gratuita. Entonces, surge una pregunta lógica…
¿Por qué elegir una solución de pago habiendo una opción gratis?
En términos prácticos, no debería haber ninguna diferencia sustancial entre un software de facturación de pago y la opción gratuita de VeriFactu. Sin embargo, y aunque serán vertebralmente iguales, las soluciones privadas van mucho más allá de la simple facturación.
En este punto es fundamental que tengamos presente un elemento básico. El uso de VeriFactu en su versión pública y gratuita, sólo permitirá a los contribuyentes emitir facturas y transmitirlas al fichero de la AEAT. No obstante, muchos de los softwares disponibles en el mercado se presentan como soluciones integrales de contabilidad, logística y gestión financiera.
O sea, un software de gestión que además puede emitir facturas electrónicas de acuerdo a los parámetros exigidos por Hacienda. En definitiva, como PYME o Autónomo, cualquier contribuyente tendrá a mano cualquiera de las opciones. Decidir entre una u otra dependerá de muchos factores además del coste o de la capacidad financiera de cada negocio. Esto nos lleva a un punto clave en todo este proceso:
¿Cuáles son las ventajas de implementar VeriFactu en mi empresa?
La primera y la más importante: No ser sancionado
La Agencia Tributaria está trabajando en cambiar las fechas y se ha aventurado como nueva fecha probable de entrada en vigor el 1 de enero de 2026.
Cuando la fecha sea definitiva, se sancionará a partir de ella, a cualquier contribuyente que no emita sus facturas electrónicamente. Esto sin importar su sector, forma jurídica o tamaño.
¿Cuáles serán las multas? En principio, Hacienda ha establecido que un contribuyente que no se adapte a este sistema deberá pagar:
- Hasta 6.000€ por no registrar, usar sistemas de transmisión y almacenamiento de facturas electrónicas.
- Hasta 3.000€ por cada factura no emitida electrónicamente.
- Hasta 60.000€ por incumplimientos a las normas de seguridad y privacidad en la gestión de facturas.
- Hasta 50.000€ por usar sistemas que no usen las estructuras digitales de VeriFactu y/o que no hayan sido certificados por la AEAT.
Dejando de lado las sanciones que supondrá no integrarse a los sistemas de facturación electrónica, existen muchas más ventajas. Especialmente, para las empresas más pequeñas y los profesionales por cuenta propia. Veamos algunas de las más destacadas.
Ventajas de la facturación electrónica para PYMES y Autónomos
Como ya hemos visto, las multas por no usar VeriFactu o un software de facturación electrónica certificado, son astronómicas. Aunque, esto puede ser un estímulo suficiente, existen ventajas y beneficios para la operatividad y gestión. Estas son las más importantes:
- Mejor control financiero: La factura electrónica mejora la gestión de pagos y cobros Esto permite tener un mayor control de las finanzas del negocio.
- Aumento de la eficiencia operativa: La automatización del proceso de facturación aumenta la agilidad operativa y de gestión. A la larga, esto influirá en la eficiencia, haciendo todo más rápido y fácil de gestionar. La agilidad permitirá que dediquemos más tiempo a otras áreas del negocio.
- Reducción de errores humanos: Los sistemas de facturación electrónica están diseñados para minimizar los errores. Esto reduce la posibilidad de incluir datos inexactos en tus facturas.
- Ahorro de costes: Las facturas electrónicas no necesitan ser impresas en papel ni almacenadas en estructuras físicas de tu empresa. Por lo que, esto podría suponer un ahorro en costes a corto y largo plazo.
Asimismo, la integración de sistemas de facturación electrónica con VeriFactu agilizará de forma gradual y escalable toda la gestión del negocio. A medida que la empresa se adapte a este sistema de facturación, todo el proceso de planificación y ejecución se hará más sencillo y eficaz.
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